Le télétravail fait de plus en plus d’adeptes. Mais pour être productif en télétravail, il faut avoir un minimum d’organisation. Il est en de même pour l’organisation d’une réunion en télétravail. Voici quelques astuces pour réussir une réunion à distance.
Avoir les bons outils
Tout d’abord vous devez choisir une plateforme de visioconférence via laquelle vous ferez vos réunions à distance. Il existe de très nombreux outils pour des visioconférences mais voici les quatre répandus : Zoom, Skype, Google Meet ou Teams. Vous devez vous assurer que tous les membres de votre équipe possèdent la même plateforme sur son ordinateur. Ensuite, vous devez disposer d’un casque, d’une webcam et d’un micro de qualité. Il est en de même pour vos collègues.
Définir un but précis
Pour chaque réunion, vous devez définir un but avec un déroulé précis. Partagé l’ordre du jour de la réunion avec vos collègues et expliquez leur clairement les objectifs de votre réunion et les décisions qui doivent en découler. Afin de ne pas se perdre en discussion parfois stériles, définissez une heure de fin pour la réunion, ainsi tout le monde optimisera sa prise de parole dans le temps imparti.
Couper le son
La somme des bruits de fond de chaque personne présente à la réunion à distance peut créer un véritable brouhaha. Rappelez aux participants de couper leur micro lorsqu’ils ne parlent pas afin d’éviter les bruits de fond.
Partagez vos réactions
Il est parfois difficile de se faire comprendre lors d’une réunion classique, alors cela est encore plus compliqué lors d’une réunion à distance. Via écrans interposés, il difficile de lire le langage corporel des autres et d’interpréter les signaux faciaux lors de discussions virtuelles. C’est pour cela qu’il est important d’exprimer toutes vos réactions à l’oral dans ce type de réunion. Par exemple, si vous n’êtes pas d’accord sur un point, ne vous contentez pas de faire la moue dans votre coin, prenez la paroles et dites que vous n’êtes pas du même avis. Autre exemple, si vous ne comprenez pas un élément de la réunion, ne froncez pas vos sourcils mais dites-le lui simplement.
Porter une tenue professionnelle
Le travail à domicile permet généralement une journée de travail plus détendue, cependant lors de réunion en télétravail, assurez-vous d’avoir une tenue professionnelle. Il n’est pas nécessaire de porter un costume ou un tailleur mais au moins une chemise.
Laisser la parole à tout le monde
Lors d’une réunion classique, vous pouvez vous attendre à ce que les personnes prennent la parole en cas de besoin. En raison d’un manque d’habitude des réunions à distance, certains peuvent éprouver des difficultés à s’exprimer facilement. Le responsable de la réunion doit donc donner à tous les participants la possibilité de donner leur avis ou de partager des idées.
Désactiver la fonction chat
Si votre outil de visioconférence possède une fonction chat, désactivez-la afin que les participants ne puissent pas parler entre eux lors de la réunion et manquer de concentration. Cela les aidera à rester focalisé sur les échanges lors de votre réunion en télétravail.
Faire preuve de respect
Il est parfois très difficile de ne pas se couper la parole lors d’une réunion en visioconférence. Les participants ont en effet tendance à parler en même temps. Le responsable de la réunion doit alors gérer cela en donnant la parole à tour de rôle afin que le débat puisse avancer. Il est bon également de refaire un peu de pédagogie à chaque début de réunion en rappelant les règles qui sont le respect de tous en se laissant s’exprimer chacun son tour et en écoutant tout le monde.
Retrouvez tous les conseils dédiés au télétravail dans notre dossier spécial.